Sekretarz / Sekretarka Miejsce pracy: Chorzów Twój zakres obowiązków Bieżące prowadzenie sekretariatu Obieg dokumentacji - obsługa, koordynacja i nadzór nad pocztą przychodzącą i wychodzącą, tzn. Obsługa, prowadzenie ewidencji oraz nadzór nad sposobem archiwizacji oraz obiegiem korespondencji przychodzącej i wychodzącej, zarówno administracyjnej, jak i projektowej Nadawanie i odbieranie przesyłek pocztowych i kurierskich Archiwizacja oraz nadzór nad archiwizacją dokumentów projektowych w formie papierowej Koordynacja terminów wysyłek zwrotnych/ odpowiedzi na pisma Obsługa bieżącej pracy biura (telefony, domofon) Przyjmowanie Gości w biurze Pomoc w organizacji i obsłudze spotkań wewnętrznych i zewnętrznych Obsługa ePUAP (odbieranie poczty, wysyłka pism, wniosków) Obsługa podpisu elektronicznego Archiwizacja dokumentacji projektowej tzn. końcowa archiwizacja całości dokumentacji projektowej i prowadzenie rejestru archiwum Zaopatrzenie biura w artykuły spożywcze, biurowe i higieniczne (organizacja, zamówienie, realizacja) Realizacja wszystkich zakupów (w tym szukanie ofert) Zakupy sprzętu elektronicznego (zbieranie ofert, realizacja zamówienia) Rozliczenia dot. użycia sprzętu biurowego, np. drukarki, ploter Koordynacja organizacji spotkań w biurze - nadzór nad kalendarzami Nadzór nad utrzymaniem porządku w biurze Serwis urządzeń takich jak np. ekspres do kawy, lodówka itp. Wykonywanie zleconych zadań z procesu HR i Administracji, np. redagowanie ogłoszeń o pracę i inne Archiwizacja dokumentów firmowych związanych z prowadzeniem Sekretariatu Odpowiedzialność za wygląd biura i sal konferencyjnych w całości( organizacja porządku we wszystkich pomieszczeniach biurowych i magazynie zewnętrznym). Dbałość o estetykę i porządek w biurze oraz przestrzeni wspólnej. Nadzór nad pracą firmy sprzątającej (zwracanie uwagi na ewentualne braki i nieprawidłowości) Wspieranie architektów w obsłudze spraw techniczno - projektowych w zakresie procedur administracyjnych, przygotowania pism i dokumentacji - współpraca z Architektami Dbałość o zachowanie odpowiednich relacji w biurze, o pozytywne rozwiązywanie bieżących problemów związanych z obsługą administracyjną (np. zorganizowanie transportu, pomocy logistycznej itp.) W sytuacjach awaryjnych - maszynowe przepisywanie pism (np. ze skanów) - pomoc architektom Dofinansowanie z UE (np. szkolenia) - pomoc w wypełnianiu wniosków na zlecenie Kierownika Administracji Koordynacja upominków dla pracowników Inne zlecane zadania przez pracowników pracowni Nasze wymagania Doświadczenie w prowadzeniu sekretariatu (warunek konieczny) Bardzo dobra znajomość narządzi biurowych tj. MS Office Mile widziana znajomość pakietu Google Workspace- Znajomość zasad savoir-vivre w biznesie Prawo jazdy kat. B (warunek konieczny) Sumienność, rzetelność, umiejętność pracy w zespole Bardzo dobra organizacja pracy w tym umiejętności efektywnego wyznaczania i realizowania priorytetów Umiejętność organizacji i rozwiązywania różnych codziennych problemów logistycznych Umiejętność dbania o porządek organizacyjno-estetyczny w biurze oraz tworzenie pozytywnego nastroju emocjonalnego Pogodne usposobienie Otwartość na nowe wyzwania To oferujemy Stabilne warunki zatrudnienia w pełnym wymiarze godzin Dobrą atmosferę pracy w młodym i ambitnym zespole Benefity dofinansowanie zajęć sportowych prywatna opieka medyczna spotkania integracyjne brak dress code’u kawa / herbata parking dla pracowników O nas FRANTA GROUP Architekt Maciej Franta Pracownia architektoniczna zajmuje się kompleksową obsługą na każdym etapie inwestycji. Obszar działalności pracowni obejmuje sporządzanie koncepcji architektonicznych, projektów budowlanych oraz wykonawczych zabudowy mieszkaniowej, budynków użyteczności publicznej oraz wnętrz. Klikając w przycisk „Aplikuj”, „Aplikuj teraz” lub w inny sposób wysyłając zgłoszenie rekrutacyjne do ARCHITEKT MACIEJ FRANTA z siedzibą w: Metalowców 13/115, 41-500 Chorzów (Pracodawca - administrator danych), zgadzasz się na przetwarzanie przez Pracodawcę Twoich danych osobowych zawartych w zgłoszeniu rekrutacyjnym, w celu prowadzenia rekrutacji na stanowisko wskazane w ogłoszeniu. W każdym czasie możesz cofnąć zgodę kontaktując się z nami pod adresem e-mail: rekrutacja@frantagroup.com. Będziemy przetwarzali informacje o Tobie w celu prowadzenia rekrutacji na stanowisko wskazane w ogłoszeniu, w oparciu o następujące podstawy prawne: (a) aby wypełnić ciążące na nas obowiązki prawne – dane wskazane w Kodeksie pracy (m.in. dane identyfikacyjne, dane kontaktowe, wykształcenie, doświadczenie zawodowe, umiejętności, kwalifikacje) lub w innych przepisach prawa (według wymogów ogłoszenia); (b) aby podjąć działania na Twoje żądanie przed zawarciem umowy (np. informacje o oczekiwanym wynagrodzeniu i Twojej dostępności do rozpoczęcia pracy); (c) w oparciu o Twoją zgodę (np. Twój wizerunek, zainteresowania); w oparciu o nasz prawnie uzasadniony interes (np. Twój adres e-mail, który jest niezbędny do Twojej identyfikacji na formularzu Pracuj.pl). Twoje dane osobowe możemy przetwarzać także celu prowadzenia przyszłych rekrutacji na różne stanowiska (w oparciu o Twoją zgodę). Podanie danych osobowych wskazanych w przepisach prawa, niezbędnych do podjęcia działań na Twoje żądanie przed zawarciem umowy lub niezbędnych w naszym prawnie uzasadnionym interesie, jest obowiązkowe, żeby wziąć udział w rekrutacji. Podanie pozostałych danych jest dobrowolne. Masz prawo dostępu do swoich danych, w tym uzyskania ich kopii, sprostowania danych, żądania ich usunięcia, ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz przeniesienia podanych danych (na których przetwarzanie wyraziłeś zgodę lub przetwarzamy je na Twoje żądanie przed zawarciem umowy) do innego administratora danych. Masz także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Cofnięcie zgody pozostaje bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem. Twoje dane osobowe przetwarzamy w celu prowadzenia rekrutacji na stanowisko wskazane w ogłoszeniu przez okres: 1 miesiąca. Twoje dane osobowe możemy przekazać dostawcom usługi publikacji ogłoszeń o pracę, dostawcom systemów do zarządzania rekrutacjami, dostawcom usług IT (hosting), dostawcom systemów informatycznych. Nie przekazujemy Twoich danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG). W razie pytań możesz się z nami skontaktować pod adresem e-mail: rekrutacja@frantagroup.com.